誤配のよくあるケース

誤配とは間違った場所に荷物を配達してしまうことです。物流を担う企業にとって誤配は重大なミスで、トラブルやクレームの原因となります。

ここでは良くある誤配の類型を紹介します。

ケース1.同姓や似た名前の別の方に届けてしまった

誤配で良くあるのが、同じ町内の同姓同名や似たような名前のお宅への配達です。こういった誤配は、配達先の住所を十分に確認しなかったことが原因と考えられます。

長期間同じエリアの配送を担当しているドライバーは、配達頻度の高いお客様の名前や住所をある程度覚えているものです。配達先の名前の部分だけを見て「あのお客様への荷物に違いない」と思い込み、住所の詳細を確認せずに間違った相手に荷物を配達してしまうのです。

ケース2.別の部屋のポストに投函してしまった

集合住宅へ配達するときに、間違って別の部屋のポストに投函してしまうミスも珍しくありません。マンションは建物によってポストの形状や並び方、部屋番号の表示が異なります。特に、部屋番号の上下、左右の入れ間違いが多い傾向にあります。

ポストへの誤配は投函時の確認不足が原因です。ポストに投函するときも配達先の住所や氏名、建物、ポストの所有者をしっかり確認する習慣づけが求められます。

ケース3.宅配ボックスの暗証番号を間違えて記入してしまった

宅配ボックスのあるマンションでは、不在票への暗証番号の記入間違いによる誤配もあります。暗証番号が間違っていればボックスは開かず、正しい場所に荷物を届けていても受け取れません。

同じマンションに複数の荷物を配達したときに、暗証番号を入れ替えて誤記してしまうケースも少なくありません。そのほか、ドライバーが宅配ボックスの操作を間違えていて、暗証番号の設定ができていない誤配も多々あります。

誤配が起こる原因の多くは「確認不足」

誤配の多くは現場で荷物の配達をするドライバーの確認不足が原因で起こります。誤配は物流を担う企業にとって、あってはならないミスです。ドライバー教育では、配達先住所と氏名が一致しているか、繰り返しの確認を促す必要があります。

また、ドライバーに対して、誤配事例を周知することも大切です。複数の棟で構成されたアパート、似たような住所などの分かりにくい配達先は、誤配が起こりやすい典型です。誤配が起こりやすいシーンを理解すると警戒心が働き、確認不足によるミスを減らせます。

誤配をなくす方法

お預かりした荷物が誤配で紛失、破損した場合は、運送賠償保険の対象になります。保障を受けられるとはいえ、誤配によるトラブルは企業の信頼を大きく傷つけるリスクがあるため、誤配を起こさないための対策が必要です。

現場で配達を担当するドライバーに教育をするとともに体制を整えて、誤配をなくしましょう。

受け取りの際に確認を徹底する

誤配を防ぐには、原因となるドライバーの確認不足をなくす必要があります。そのためにも、受け取りの際の確認を徹底することが大切です。荷物を渡すときは、荷物に貼付された伝票をお客様に示し、本人に間違いがないか必ず確認します。

お客様に確認を求めるときは「〇〇様宛の荷物で間違いございませんか？」などと、しっかり声に出すことも誤配の防止につながります。声に出して確認することで脳が刺激され、仕事への集中力向上にもつながります。さらに、はきはきとした対応はお客様からの好感度を得られるので、企業への信頼感を高めるのにも役立ちます。

同姓や似た名前はメモする

同姓同名や似たような名前のお客様がいるエリアは誤配が発生しやすいです。そのようなエリアで誤配を防ぐためには、メモをとる習慣が役立ちます。日ごろからよく目にする場所、例えば地図などにメモを残すことで、メモが繰り返し目に入り、常に注意することができます。

また、頻繁に配達するお客様の基本的な在宅情報も記録しておけば、誤配だけでなく、再配達の防止にもつながります。

宅配ボックスの使い方を徹底する

近年では、住人が不在でも荷物を受け取れる鍵つきの宅配ボックスを導入しているマンションや個人宅が増えています。必然的に宅配ボックスの利用頻度は多くなるため、ドライバーに対して宅配ボックスの取り扱いをレクチャーしておくのも重要な対策です。

宅配ボックスのメーカーや種類はさまざまで、それぞれに荷物の入れ方や鍵のかけ方が異なります。コンピューター制御式のフルタイムシステム、機械式のダイヤルやプッシュボタン式、ドアと一体化したボックスもあるので、基本的な扱いを学んでおくと安心です。

施錠ミスなどの誤配を防ぐには、声出しや指さし確認をすることが大切です。声を出したり、体を動かしたりすることで漫然とした作業にならずミスを防げます。ボックスに荷物を入れる際や暗証番号を設定する際にも、重ねて確認することを徹底しましょう。

不在票に暗証番号を記載するときも声出し確認の徹底が必要です。可能であれば、宅配ボックスの様子や暗証番号などを写真撮影しておくのをルール化しましょう。万が一トラブルに発展した際に、企業の信頼を守る証拠にもなり得ます。

配送管理ツールを導入する

現場のドライバーが誤配をしない環境を作ることも重要なポイントです。配送トラブルをなくすためのシステムを導入すれば、人為的なミスを防ぐことにつながります。

配達管理ツール「GODOOR」なら、配送業務を効率良く一元化し、誤配を防ぐのに役立ちます。

「GODOOR」は、ドライバー向けのラストワンマイル業務をサポートするアプリです。ゼンリン住宅地図やカーナビを搭載した、スマートフォンのアプリから地図を起動して随時閲覧が可能。配達先の建物や表札情報、配達先に関するメモの入力・確認がスムーズにでき、誤配のミスを減らせます。

また、法人単位で利用するための管理機能も搭載されています。、配達する荷物は、管理者アカウントでWeb上のバックオフィスから一括登録することができ、各ドライバーのアカウントや配送状況の確認・管理が可能です。現場の負担軽減や誤配を防ぐ方法のひとつです。

また「GODOOR」の外部連携機能を利用することで、既存の配送システムからでもアプリの起動が可能です。アプリのアカウントは5IDから必要な数だけ発行できます。法人契約なら自社ドライバーのアカウントを一括管理でき、請求書払いにも対応しているので手間がかかりません。

このように、確実でスピーディーな配達を実現する機能が集約されているのが特徴です。

誤配を防いで業務効率の向上を目指すなら「GODOOR」の利用をご検討ください。

まとめ

荷物や商品を運ぶドライバーは会社の顔です。小さなミスで誤配が続くと、企業の信頼が失われてしまいます。ちょっとした心がけで誤配のリスクは減らせるので、前向きに意識改革を働きかけましょう。

誤配をなくすには、配送管理システムの中でもラストワンマイル業務をサポートするツールを導入するのも良い方法です。現場のドライバーの負担も減らせるので、検討してみてはいかがでしょうか。